1.建立档案监督管理制度，依法制档

由于电力建设项目的参建单位多，项目档案管理工作面广量大，为使基建档案资料工作纳入统一化管理轨道，增强管理的依据性、权威性、规范性，统一工程文件的收集、编制和归档整理，必须一开始就制定一套完整的与工程建设相适宜的档案管理制度是十分必要的。从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。所以在工程建设开始,档案人员应向各参建单位分发国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、行业标准《归档文件整理规则》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》以及《电力建设施工、验收及质量验评标准汇编》,同时还应发放本企业的项目文件归档制度说明,在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理,从而有效地控制档案的归档质量。

为进一步加强对基建项目档案收集工作的监督管理，工程档案收集要贯彻“一列入、一参加、一同步”。一列入：明确基建项目参建单位归档职责，把收集、积累、移交、归档工作列入该参建单位职责范围，并责任到人。一参加：档案人员参加科研成果评优、建设项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。一同步：档案收集工作与基建、生产、科研设备管理活动同步进行。

事前介入，在与参建单位签订协议合同时(如勘察、设计、施工、监理、消防等单位)，应对项目档案的套数、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求。

事中监督，档案人员要负责组织监督和检查有关单位档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边整理。使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

2.注重实效，健全保证措施

工程项目建设是一个动态的过程，从项目的勘察、设计到施工、竣工、验收，档案一直处于活跃的状态，直至验收以后，才能相对稳定。工程项目档案记载了工程项目活动的全过程，一旦工程出了问题，或交工后，需要改建、扩建，档案资料就会成为宝贵的信息资源。搞好电力基建工程档案管理，仅靠档案工作人员埋头进行具体业务工作远远不够，其档案管理体制、管理措施在整个档案工作中有着举足轻重的作用。

工程项目建设中，影响工程资料收集归档工作开展的因素主要有工期紧、任务重，部分人员不重视。为了解决这个问题，档案管理人员要注重健全和完善工程资料收集的保证措施，从制度入手、从验收环节和经济手段上进行制约，做好“三约束”，摆正档案和建设项目的关系，确保了电力工程收集归档工作的正常有序进行。

2.1在《经济责任制考核》上进行约束

把工程资料的归档情况，作为对参建单位的一项考核内容。工程资料收集归档不及时、不齐全的，与各参建单位挂钩，进行扣罚。

2.2工程竣工验收环节上进行约束

按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误;工程竣工验收前必须先交齐工程竣工的有关资料，工程资料不齐全的不进行竣工验收。

2.3在工程决算、付款上进行约束

把工程建设资料收集、归档的及时性准确作为办理施工单位工程决算、支付工程款、支付工程质保金的一个重要条件。各工程项目组、档案人员负责对施工单位的工程竣工资料归档情况进行审核、验收，齐全完整的予以签字确认。经签字确认的，给予决算、付款。验收不合格的，不签字确认，并不予付款、决算。

3.项目档案收集与管理工作

3.1项目前期文件

项目前期文件在基建工程档案中属于重要文件，它是证明一个工程建设项目是否合法的有利佐证，同时也是档案收集整理难度较大的一项工作。一个项目工程在最初的酝酿、调研和申报过程中，形成文件经手人多、时间长且在项目前期工作中往往又未配置专职档案人员，所以形成的文件资料很难得到统一和系统的整理。为确保前期文件完整、齐全的归档，一旦专职档案管理人员介入后，就应立即了解项目进展情况，对取得的文件及时收集归档保存。前期工作一结束就应按照项目申报程序进行收集和归档整理，发现问题及时查找，实践证明，在一定程度上可以保证前期文件的齐全完整归档。

3.2设备招标文件

设备招标工作往往因为参加单位及人员多，在招标过程中形成的文件种类多(招标文件、投标文件、澄清文件、答疑、投标报价、评分表、评标报告、中标通知书)，招标过程中往来文件传递较频繁，容易出现资料收集不全、签字不规范等现象。为保证文件资料的全部合格归档，档案人员应尽可能的参加招标评标工作，对整个过程中的文件资料传递实行统一管理，由于工作原因不能参加招标工作时，待招标结束后应积极主动与招标部门联系办理移交。并对所移交文件资料是否符合档案管理要求逐一进行核查。符合要求后办理移交手续，开及时分类登记保管。

3.3施工图纸及设备图纸

在建设中，为保证工程用图，避免因图纸延发影响施工进度，这就要求档案人员要坚持做到当天接收，当天完成上账(台账及计算机录入)登记及分类上架保管，并于当天发放各参建单位，定期按照设计院出图计划将到图情况进行汇总报单位领导，以便领导全面掌握施工图设计进度。做好施工过程中的决策。

设备图纸的收集与管理，设备图纸的收集是否齐全，档案人员往往不好确定。习惯于以实际收到为准。为做好设备图纸的收集，要做到设备图纸的管理与合同签订相结合，首先要与设备合同签订部门沟通，掌握设备合同签订数量和制造厂商的具体情况，在编制设备资料接收发放台账时，将合同作为接收登记的首要内容，这样就一目了然的掌握到图的基本情况;其次要做好设备开箱验收时档案收集工作，因为有些设备的重要文件如合格证、产品检验报告、铭牌等资料往往都随设备提供。在工作允许的情况下，档案人员要参加设备开箱验收，如档案人员不能参加设备开箱验收工作，要明确要求参加设备开箱验收的专业技术人员和物资供应部门人员认真填写设备开箱验收单，并将验收单与档案资料一起交到档案管理人员归档。

3.4施工、设备、材料合同

为确保合同完整的归档,档案人员应经常与物资供应部门联系沟通合同签订情况，对已完成签订的合同及时办理移交手续，档案人员对合同的签字盖章是否完备、内容是否齐全要进行逐一检查，确保合同正本归档。

3.5项目施工及安装文件的管理

为保证工程施工和安装资料在工程竣工时顺利移交，应狠抓平时资料积累工作。项目建设单位档案管理人员要做好监督、检查、指导工作，积极协助指导施工单位实行文件包制度，加强施工记录、资料的及时收集。并且定时组织施工、监理单位工程质量管理及资料管理主要负责人进行文件包制度执行情况的检查。发现问题，及时向施工单位下发整改通知。并监督整改落实情况，从而可以确保施工过程资料及检验文件齐全、完整。

档案人员要坚持参加每周的现场施工协调会，施工各阶段的质量监督检查会。对工程过程中资料出现问题及时提出，并制定解决方案。通过施工各阶段性资料监检核查工作的开展，在工程资料形成的各个阶段严把质量关，可以杜绝许多不合格文件归档。一定程度上也规范了施工单位施工程序的合理化、规范化。对保证工程施工质量也起到一定作用。

在工程各阶段组织各参建单位召开档案会议，对上一阶段档案管理工作进行总结，提出新的要求，并对档案归档编目工作进行培训，同时解答施工单位提出的问题，这样在很大程度上做到了工程过程中资料管理的有效控制。

3.6项目竣工文件的管理与移交

严格执行工程档案的归档与移交管理制度。档案的管理与移交应该与工程建设同步进行，这样有利于工程技术档案材料的全面收集，保证工程技术档案资料齐全;有利于保证工程技术落后档案反映内容的准确性，有利于工程技术档案保管利用，有利于工程结束即对技术档案进行全面的归档整理工作。在此期间，档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导他们完成竣工资料编制工作，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查。核查无误后，方可按规定办理移交手续。