|
LeiZhao,软件工程师,IBMCorporation
KiokoMwosa,产品专家,IBMCorporation
2005年6月20日
集成LotusInstantMessaging和LotusDominoDocumentManager可以利用WhoisOnline增强文档管理系统的实时协作特性,压缩即时消息聊天的记录空间。
LotusInstantMessagingandWebConferencing(原来的Sametime)是一种市场领先的实时协作工具。它提供了在线感知、即时消息和Web会议特性。对于希望向用户提供联机讨论和知识共享的公司来说,这是一种不错的解决方案。但是LotusInstantMessaging只提供了有限的聊天记录管理功能。使用该工具共享和管理知识,用户必须寻找其他有效的方式来管理聊天记录。
LotusDominoDocumentManager(原来的Domino.Doc)是一种组织和管理业务文档的解决方案,一种基于LotusDomino的文档管理工具。可以使用DominoDocumentManager在组织内部和外部的用户之间共享文档。6.5.1版的一个重要特性是将LotusInstantMessaging和DominoDocumentManager集成在一起,因为文档经常需要进行实时协作,比如需要及时审阅和批复的文档。
集成包括两个方面:首先,用户可以使用DominoDocumentManager的WhoisOnline特性和能够在线访问文档的用户通信,极大地增进了协作,提高了效率。其次,用户可以将LotusInstantMessaging聊天记录作为新文档保存在DominoDocumentManagerLibrary中,更加有效地管理聊天记录。聊天记录保存到DominoDocumentManager中以后,重要的是要保持记录的完整性,保证这些记录不能被编辑。
本文中,我们将详细介绍集成这两种产品的步骤。首先讨论安装和配置,然后为聊天记录创建自定义的模板和文档类型。接下来创建一个简短的DocEvent脚本,防止检出和编辑保存的聊天记录。最后,我们通过例子说明集成的用法和结果。
本文假设您是一位有经验的LotusDominoDocumentManager和LotusInstantMessaging管理员。
集成概述
前面已经提到,这两种产品的集成包括两个方面。对于WhoisOnline特性,必须同时对DominoDocumentManagerLibrary和FileCabinet启用LotusInstantMessaging特性,其中包含要打开的文档。可以使用WhoisOnline特性与文档的其他在线用户通信。
要将聊天记录保存到DominoDocumentManager中,必须在同一个Domino域中安装LotusInstantMessaging服务器和DominoDocumentManager。同样要对希望保存聊天记录的Library和FileCabinet启用LotusInstantMessaging。这可以作为创建讨论论坛以讨论文档的一种替代方法。
下面的几小节讨论集成的细节,首先从安装开始。
本文假设您已经在同一Domino域中安装了LotusInstantMessaging和DominoDocumentManager,否则的话请参照产品安装文档中的说明来安装。
创建自定义的FileCabinet模板
集成这两种产品之前,需要创建自定义的FileCabinet模板。在这个例子中,我们使用自定义FileCabinet模板防止其他人检出和编辑保存的聊天记录。
在LotusNotes中创建FileCabinet模板(filecab.ntf)的一个副本。将该模板重命名为“FileCabinetTemplateCustom”,文件名使用cusfilecab.ntf。打开DatabaseProperties对话框,在Design选项卡中选中“DatabaseFileisaMasterTemplate”选项,将TemplateName改为DominoDocFileCabinetCus。检查自定义文件柜的复制ID,确保不同于原来的模板。创建新的文档类型subform
下一步要在自定义FileCabinet模板中创建一个新文档类型subform,使我们能够保存聊天记录。
从DominoDesigner中的cusfilecab.ntf,选择Create-Design-Subform创建一个名为ChatTranscript的subform。创建包含一列两行的表。最上面的一行中输入ChatTranscriptDocument作为标题。在下面一行中输入字段标题Topic,然后创建一个文本字段Chat_Topic。保存subform。图1.新建文档类型subform

创建新的DocEvent
创建ChatTranscript文档类型之后,修改DocEvent脚本禁止任何人修改保存的记录。在DominoDesigner中,通过ScriptLibraries打开DocEvents脚本库,将以下代码添加到QueryCheckOutSubroutine中:
If(ddoc.DocTypeLike"ChatTranscript")ThenPrint"Youcan’tmodifythisRead-Onlydocument!"Continue=FalseEndIf
|
保存DocEvent,该DocEvent防止他人检出和编辑保存的聊天记录。
启用WhoisOnline特性
现在配置DominoDocumentManager来实现LotusInstantMessaging集成。如前所述,要利用所有的集成特性,必须在DominoDocumentManagerLibrary和FileCabinet中启用LotusInstantMessaging。
在Library中启用LotusInstantMessaging集成
可以在创建新Library时或者通过编辑现有的Library来完成。为了简化起见,我们创建一个新的Library。
在Notes客户机中打开DominoDocumentManagerSiteAdmin数据库(ddadmin.nsf)。在左侧面板中,单击CreateLibrary按钮打开DocumentManagerMasterLibraryCreation页面。填充必要的字段,如LibraryName。将FileCabinetDesignTemplate字段改为cusfilecab.ntf,以便使用自定义的FileCabinet模板。
图2.Master库

因为要从DominoDocumentManagerDesktopAdministrator访问DominoDocumentManager,需要填充“NameoftheHTTPHost”字段。在Sametimeintegration部分,选择“EnableSametimeintegrationforthislibrary”选项,然后在SametimeSevrer字段中输入LotusInstantMessaging服务器主机名,应该是完全限定的主机名。
图3.LotusInstantMessaging集成字段

根据需要完成其他字段,然后单击Finish按钮。这样就完成了Library的创建,它启用了LotusInstantMessaging。在Library建立之后可以通过System配置文件启用或禁用LotusInstantMessaging集成。不过要是修改有效,必须手工运行ChangeSametimeServer代理。
在FileCabinet中启用LotusInstantMessaging集成
下一步是在FileCabinet中启用LotusInstantMessaging集成。在上面创建的Library中,使用自定义模板创建一个新的FileCabinet。
创建新的文档类型
在创建新的FileCabinet之前先创建一个新的文档类型。这种新的文档类型以前面创建的ChatTranscript文档类型subform为基础。ChatTranscript将作为默认文档类型。
在LotusNotes中打开DominoDocumentManagerLibrary,单击LibraryAdministration按钮,然后单击CreateDocumentType按钮。在TypeName字段中输入ChatTranscript(该字段区分大小写)。保证FileCabinet模板是cusfilecab.ntf。其他字段保留默认值,保存新建文档类型。创建新的FileCabinet
使用前面创建的FileCabinet模板在Library中创建新的FileCabinet。输入FileCabinet的Title,添加到某个FileRooms中。
在AllowableDocumentTypes下选择ChatTranscript作为默认文档类型。
图4.新建FileCabinet

在启用LotusInstantMessaging的Library中创建FileCabinet,自动选择“EnableSametimeintegrationforthisFileCabinet”选项。
图5.该FileCabinet启用LotusInstantMessaging

在没有启用LotusInstantMessaging的Library中,不能创建启用该集成的FileCabinet。换句话说,只有在启用该集成的Library中,FileCabinet才能启用LotusInstantMessaging集成。
使用WhoisOnline特性
启用LotusInstantMessaging集成之后,打开文档时,RevisionHistory选项卡的右侧就会出现WhoisOnline选项卡。
图6.WhoisOnline选项卡

DominoDocumentManager中的这个图标及其功能和LotusInstantMessaging中的一样。但是,LotusInstantMessaging用户列表中只包含那些能够在DominoDocumentyManager中使用Manager或Editor访问该文档的用户。这样就提供了一个在线用户的子集,您可以就该文档与他们合作。
打开ReviewCopy或ReviewComment窗口时,也会出现WhoisOnline框。
注意:如果LotusInstantMessaging服务器配置成使用LDAP目录而不是DominoDirectory,就不能从Notes客户机访问WhoisOnline特性,但是可以从Web浏览器客户机中访问。
如果要从Notes客户机寻找一个在线用户,并从Library发起聊天,可以打开需要讨论的文档,然后选择WhoisOnline选项卡。窗口将打开一个在线LotusInstantMessaging用户列表,双击用户名即可开始聊天。
要从Web浏览器中寻找在线用户并开始聊天,单击要讨论的文档的Information图标选择profile,然后从Document中选择WhoisOnline。窗口将打开在线LotusInstantMessaging用户列表,双击用户名就可以开始聊天了。
也可以向用户发送消息,邀请用户参加会议或者执行其他LotusInstantMessaging操作。
启用SaveChatTranscript特性
要从LotusInstantMessagingConnect(SametimeConnect)客户机直接将聊天记录保存到DominoDocumentManager,需要在安装LotusInstantMessagingConnect的机器上安装DominoDocumentManagerDesktopEnabler。DesktopEnabler允许通过MicrosoftWindowsExplorer访问DocManagerNeighborhood。可以直接从WindowsExplorer访问DominoDocumentManagerbinders和文档。
注意:不能从DesktopEnabler发起聊天,只能用于将聊天保存到DominoDocumentManager。
安装DominoDocumentManagerDesktopEnabler
安装DesktopEnabler的步骤如下:
在Notes客户机中打开创建的Library数据库。在LibraryAdministration数据库的左侧面板中单击DownloadClientSoftware按钮打开DownloadLotusDocumentManagerDesktopEnabler软件页面。单击DownloadClient按钮,然后将文件保存在适当的位置。退出Notes客户机然后运行ddsetup.exe安装DesktopEnabler。对于任何希望将聊天记录保存到DominoDocumentManager的机器重复上述步骤。在本地机器上安装DesktopEnabler并重新启动之后,桌面上会出现一个名为DocManagerNeighborhood的快捷方式。双击该图标打开DominoDocumentManager。也可以通过WindowsExplorer的左侧面板打开它。
打开DominoDocumentManager创建到保存聊天记录的Library的连接。在LibraryConnect对话框中填写LibraryAddress和LibraryDisplayName字段。LibraryAddress字段表示要连接的Library数据库,应该包括完全限定名。LibraryDisplayName字段是一个标签。
图7.LibraryConnect对话框

在DominoDocumentManager中保存聊天记录
启用LotusInstantMessaging集成并安装DominoDocumentManagerDesktopEnabler之后,现在可以从LotusInstantMessagingConnect客户机将聊天记录保存到DominoDocumentManager中了。该功能只能从LotusInstantMessagingConnect客户机中使用。不能从DominoDocumentManager的WhoisOnline特性中保存聊天记录。要将聊天记录保存到DominoDocumentManagerLibrary,需要从LotusInstantMessagingConnect客户机中启动聊天。
向DominoDocumentManager保存聊天记录的步骤如下:
在LotusInstantMessagingConnectClient中选择Meeting-SaveAs。在SaveAs对话框中打开DocManagerNeighborhood并找到要保存记录的Library。如果没有建立到该库的连接,将提示建立Library连接。按照前述的步骤建立连接。并根据要求输入用户ID和口令。切换到适当的FileRoom、FileCabinet和binder。如果需要修改Filename字段。单击Save按钮,打开CheckIn对话框。在CheckIn对话框中指定文档标题,该标题将出现在DominoDocumentManager中。单击Properties按钮,一定要选择ChatTranscript文档类型。在CheckInOptions部分,选择一个选项,还可以添加说明。完成后单击OK。如果没有错误,聊天记录将作为文档成功保存在DominoDocumentManager中。
聊天记录保存到DominoDocumentManager之后不能检出,因为前面添加的自定义DocEvent禁止用户修改聊天记录。如果尝试检出一条记录,就会收到错误消息,说明不能检出该文档,不过可以查看。
常见问题
有时候将聊天记录保存到Library,系统会提示发生内部错误。这很可能是由于主机名错误造成的,比如服务器名带有多余的后缀。这种情况下,要在ServerConfiguration文档的Basic选项卡中检查完全限定的Internet名,在NetworkPorts选项卡中检查网络地址,在InternetProtocols选项卡中检查主机名,确保没有错误。详情参见DominoAdministratorhelp。
结束语
本文讨论了集成DominoDocumentManager和LotusInstantMessaging的步骤。如果您希望把聊天记录保存到DominoDocumentManager中,以及与LotusInstantMessaging用户实时共享文档,那么本文会对您有所帮助。
来源:互连网